polityka przetwarzania danych osobowych w zwiazku z organizacja konwentu polskich klubow fantastyki nordcon 2019

  1. Dane osobowe
    1. Udział w Konwencie Polskich Klubów Fantastyki NORDCON 2019 (w skrócie Nordcon lub Konwent) wymaga przetwarzania danych osobowych jego uczestników.
    2. Administratorem danych osobowych uczestników Nordconu jest organizator Nordconu - stowarzyszenie Gdański Klub Fantastyki z siedzibą w Gdańsku, ul. Opolska 2, nr KRS 0000098018 (Organizator).
    3. Dane przetwarzane są w celu realizacji konwentu dla uczestników.
    4. Podstawą prawną przetwarzania danych jest uzasadniony interes Organizatora, tj. niezbędność danych do realizacji konwentu.
    5. Podanie danych osobowych jest dobrowolne, ale niezbędne do uczestnictwa w Nordconie.
  2. Zakres przechowywania danych
    1. GKF przetwarza dane uczestników Nordconu w zakresie niezbędnym do realizacji konwentu.
    2. Szczegółowe potrzeby w zakresie realizacji konwentu to np.:
      • jednoznaczna identyfikacja osoby zarejestrowanej,
      • ustalenie wieku uczestników niepełnoletnich,
      • obsługa zamówienia,
      • ewidencja dokonanych wpłat,
      • przypisanie pokoi hotelowych na podstawie rezerwacji,
      • realizacja punktów programu.
  3. Okres przechowywania danych
    1. Dane uczestników przechowywane są przez GKF przez okres niezbędny do realizacji konwentu i zamknięcia rozliczeń z uczestnikami.
    2. Po zakończeniu i rozliczeniu konwentu przechowywane są dane osobowe niezbędne do rozliczeń z uczestnikami przyszłych Nordconów (np. imiona i nazwiska osób uprawnionych do skorzystania z bezpłatnej akredytacji w kolejnych latach).
  4. Miejsce i sposób przechowywania danych
    1. Dane osobowe uczestników są przechowywane w systemie ewidencyjnym na serwerach dostawcy hostingu. Dane zabezpieczone są hasłem przed dostępem osób nieuprawnionych.
    2. Bezpieczeństwo przesyłania danych uczestników zabezpieczone jest certyfikatem SSL.
    3. Dane osobowe uczestników są przekazywane ośrodkowi hotelowemu w zakresie niezbędnym do realizacji usług hotelowych (np. imię, nazwisko, przypisany pokój).
    4. W pozostałym zakresie dane uczestników nie są przekazywane stronom trzecim.
    5. Dane uczestników nie są przekazywane do państw trzecich poza Europejskim Obszarem Gospodarczym.
  5. Prawa uczestnika Nordconu w związku z przetwarzaniem danych osobowych
    1. Uczestnik Nordconu ma następujące prawa:
      • prawo dostępu do danych, w tym uzyskania kopii danych,
      • prawo żądania sprostowania danych,
      • prawo do usunięcia danych,
      • prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego zajmującego się ochroną danych osobowych, tj. Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych,
      • prawo do ograniczenia przetwarzania danych,
      • prawo do wniesienia sprzeciwu,
      • prawo do wycofania zgody na przetwarzanie danych. Wycofanie zgody nie ma wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej wycofaniem.
    2. W celu skorzystania z tych praw należy się skontaktować z Organizatorem:
      • pisemnie: Gdański Klub Fantastyki, 80-395 Gdańsk, ul. Opolska 2
      • lub e-mailowo: recepcja@nordcon.gkf.org.pl
    3. W związku z tym, że przetwarzanie danych uczestnika jest niezbędne dla realizacji Konwentu, usunięcie danych lub wycofanie zgody na ich przetwarzanie oznacza brak możliwości uczestnictwa w Konwencie.