Regulamin Nordconu 2022

  1. Konwent i Organizator
    1. Konwent Polskich Klubów Fantastyki NORDCON 2022 (w skrócie Nordcon lub Konwent) odbywa się w dniach 6-11 grudnia 2022 r. na terenie ośrodka Primavera Conference & Spa w Jastrzębiej Górze przy ul. Rozewskiej 40 (zwanego dalej Ośrodkiem).
    2. Organizatorem Nordconu jest stowarzyszenie Gdański Klub Fantastyki (zwany dalej Organizatorem), adres siedziby 80-395 Gdańsk, ul. Opolska 2, nr KRS 0000098018.
    3. Konwent jest zjazdem miłośników fantastyki: fikcji literackiej, filmowej i komiksowej, a także gier o tematyce fantastycznej (np. komputerowych, planszowych, RPG, LARP). Konwent obejmuje spotkania, prelekcje, konkursy, gry i inne punkty programu.
  2. Regulamin
    1. Każdy uczestnik Nordconu akceptuje niniejszy regulamin. Zgoda jest wyrażana przy zgłoszeniu rejestracyjnym. Zgoda jest dobrowolna, ale niezbędna do uczestnictwa w konwencie.
    2. Wszystkie osoby uczestniczące w Nordconie mają obowiązek zapoznać się i przestrzegać treści niniejszego regulaminu. Niedopełnienie tego obowiązku nie może być podstawą do ewentualnych roszczeń w stosunku do Organizatora.
    3. Osoby nieprzestrzegające regulaminu lub zachowujące się niezgodnie z prawem lub zasadami współżycia społecznego mogą zostać upomniane, a w skrajnych sytuacjach wydalone z konwentu bez zwrotu kosztów. Decyzję w tej sprawie podejmuje Koordynator.
  3. Uczestnictwo w Konwencie
    1. Osoby niepełnoletnie, które przyjeżdżają bez rodziców lub opiekunów prawnych, zobowiązane są przedstawić ich zgodę na udział w Nordconie. Zgodę można przesłać emailem w formie skanu lub przedstawić w recepcji Nordconu przy przyjeździe.
    2. Zakwaterowanie uczestników rozpoczyna się we wtorek 6 grudnia od godziny 14.00. Uczestnicy powinni zdać pokoje hotelowe w niedzielę 11 grudnia do godziny 12.00.
    3. Zgodnie z ustaleniami z Ośrodkiem, przy zamówieniu noclegów należy brać pod uwagę godzinę przyjazdu. Osoby odbierające klucze do pokoju przed godziną 9 rano (np. w nocy) powinny wykupić nocleg od dnia poprzedniego.
    4. Na terenie Nordconu mogą przebywać jedynie uczestnicy posiadający imienny identyfikator Organizatora. Uczestnicy są obowiązani do noszenia identyfikatorów w widocznym miejscu. W razie uszkodzenia identyfikatora należy zgłosić się do recepcji Nordconu w celu wydania identyfikatora zastępczego.
    5. Klucze do pokojów hotelowych będą wydawane przez Ośrodek na podstawie identyfikatora Organizatora. Wyjątkowo uczestnicy przyjeżdżający w nocy lub wcześnie rano otrzymają klucze do pokoi po wylegitymowaniu przez recepcję ośrodka. Osoby takie proszone są o odbiór identyfikatorów rano po otwarciu recepcji Organizatora.
    6. Organizatorzy i służby porządkowe mają prawo prosić o okazanie identyfikatorów. Brak identyfikatora będzie skutkować obowiązkiem weryfikacji, czy dana osoba jest uprawniona do przebywania na terenie konwentu. Osoby nieuprawnione (nie będące uczestnikami) mogą nie zostać wpuszczone na teren obiektu lub otrzymać nakaz jego opuszczenia.
  4. Płatności za uczestnictwo w Konwencie
    1. Uczestnicy proszeni są o dokonanie dwóch płatności: za noclegi bezpośrednio do Ośrodka hotelowego, a w pozostałym zakresie (akredytacja, ewentualna wpłata patrona, gadżety) na rzecz Organizatora. W potwierdzeniu rejestracji uczestnicy otrzymają informację o kwotach należności na rzecz odpowiednio Organizatora i Ośrodka, oraz o dostępnych sposobach wpłaty.
    2. Informacje o płatnościach na rzecz GKF:
      • Warunkiem uczestnictwa w konwencie jest opłacenie akredytacji. Nie dotyczy to zaproszonych gości i innych osób zwolnionych z tej opłaty przez organizatorów
      • Koszt akredytacji rośnie wraz z datą wpłaty („akredytacja krocząca”) - wysokość akredytacji jest zależna od daty wpłaty, nie od daty zgłoszenia.
      • Koszt gadżetów pamiątkowych (koszulki, kufle) jest stały i nie zależy od daty wpłaty.
      • Zamawiamy koszulki i inne gadżety opłacone do 10 listopada. Po tym terminie wysyłamy zamówienie do dostawcy, który potrzebuje kilku tygodni na ich wykonanie. Gadżetów nieopłaconych do 10 listopada nie zamawiamy.
    3. Płatności na rzecz GKF można uregulować przelewem tradycyjnym, przelewem online albo gotówką na miejscu
      • Numer konta do przelewu tradycyjnego: Gdański Klub Fantastyki, 80-395 Gdańsk, ul. Opolska 2, nr 42 2130 0004 2001 0671 8241 0001 (Volkswagen Bank Centrala). W przypadku przelewów zagranicznych lub walutowych nadawca bierze na siebie koszt operacji.
      • Uczestnik może dokonać płatności online (Blik, przelew natychmiastowy, karta). W takim wypadku Uczestnik wyraża zgodę na przetwarzanie jego danych przez operatora płatności dla celu obsługi transakcji. Operatorem płatności online jest First Data Polcard.
      • Na miejscu przyjmujemy wpłaty wyłącznie gotówką (nie mamy terminala płatniczego).
    4. Potwierdzenia wpłat na rzecz GKF
      • Potwierdzenia wpłat na rzecz Organizatora uczestnicy otrzymują e-mailem na adres podany w zgłoszeniu.
      • Potwierdzenia płatności online są generowane od razu przez system ewidencyjny.
      • Płatności online za Nordcon uruchamiamy w tym roku po raz pierwszy. Będziemy monitorować, czy wszystko poprawnie działa - gdyby pojawiły się nieoczekiwane błędy, będziemy się kontaktować celem weryfikacji lub poprawek stanu płatności. W przypadku wątpliwości lub dostrzeżonych błędów prosimy o kontakt z recepcją: recepcja@nordcon.gkf.org.pl
      • Potwierdzenia przelewów tradycyjnych wpisujemy do systemu w wolnych chwilach w ramach wolontariatu. W związku z tym prosimy o cierpliwość - wyślemy potwierdzenie w ciągu maksymalnie 14 dni (zwykle szybciej).
      • Informacje o płatnościach na rzecz Primavery:
      • Za noclegi można zapłacić przelewem do Ośrodka lub na miejscu (gotówką, kartą)
      • Konto do wpłat za noclegi: Primavera Jastrzębia Góra, nr 57 1020 1013 0000 0902 0004 7126
      • Koszt noclegów jest stały i nie zależy od daty wpłaty.
      • Umowa z „Primaverą” przewiduje, że uczestnicy płacić będą za rzeczywiście wykorzystane noclegi. W przypadku rezygnacji uczestnika lub zmiany terminu przyjazdu powodującej zmniejszenie opłat za noclegi, Organizator przekaże Ośrodkowi informację o takim fakcie wraz z prośbą o zwrot wpłat uczestnikowi. Ośrodek przynajmniej raz w miesiącu będzie obsługiwał zwroty na rzecz uczestników Konwentu
      • Uwaga: nie wpisujemy już płatności za noclegi do naszego systemu ewidencyjnego - robi to bezpośrednio Primavera.
    5. Zwroty. W przypadku rezygnacji:
      • zgłoszonej do 10 listopada – zwracamy wszystkie opłaty, które stanowią przychód Organizatora (czyli akredytację i wpłaty za gadżety)
      • zgłoszonej po 10 listopada – nic nie zwracamy (radzimy w tym przypadku znalezienie zastępcy)
  5. Zasady uczestnictwa w Konwencie
    1. Każdy uczestnik Nordconu zobowiązany jest do kulturalnego zachowania i szanowania innych uczestników.
    2. Na terenie Nordconu zabrania się powielania multimediów chronionych prawami autorskimi oraz handlu nielegalnymi ich kopiami.
    3. Na terenie Nordconu obowiązuje całkowity zakaz posiadania i zażywania nielegalnych środków odurzających i psychotropowych.
    4. Na terenie Nordconu obowiązuje zakaz prowadzenia agitacji politycznej, w szczególności kampanii wyborczych. Szanujemy różnorodność poglądów uczestników.
    5. Zabronione jest wnoszenie na teren Nordconu:
      • broni w rozumieniu obowiązującej Ustawy o Broni i Amunicji;
      • broni pneumatycznej (ASG, paintball);
      • amunicji do wyżej wymienionych;
      • broni białej (z wyjątkiem noży oraz tzw. larpowej broni bezpiecznej);
      • broni treningowej (bokkenów, palcatów itp.);
      • materiałów wybuchowych;
      • substancji toksycznych, cuchnących lub łatwopalnych.
    6. Niektóre w/w przedmioty wolno wnosić w porozumieniu z Koordynatorem, jeśli są niezbędne do przeprowadzenia punktu programu.
    7. Podczas trwania Nordconu zabronione jest kierowanie broni czy jakiegokolwiek niebezpiecznego narzędzia w stronę innego uczestnika Nordconu z wyjątkiem sytuacji, gdy udzielił na to wyraźnej zgody (np. podczas pozowania do zdjęć).
    8. Organizator zastrzega sobie prawo do wyznaczenia stref tylko dla osób pełnoletnich.
    9. Osoby uczestniczące w punkcie programu “Pidżam Party” lub innych wskazanych punktach programu zobowiązane są do posiadania odpowiedniego stroju wskazanego przez Organizatorów. Decyzję o dopuszczeniu stroju podejmuje Koordynator lub osoba przez niego wskazana.
    10. Nagrodami w konkursach są nagrody rzeczowe oraz bony na przyszłe Nordcony. Bony na akredytację i/lub noclegi nie podlegają wymianie na gotówkę.
    11. Rozwieszanie lub kolportaż materiałów reklamowych na Nordconie powinny zostać uzgodnione z Organizatorem. Organizator zastrzega sobie prawo usunięcia materiałów reklamowych, które znalazły się na konwencie bez uzgodnienia.
    12. Zdjęcia i filmy z Nordconu można robić na własny użytek. Ich rozpowszechnianie wymaga zgody osób na nich utrwalonych. Wyjątkiem jest konkurs i parada strojów - zgłoszenie do nich oznacza zgodę na rozpowszechnianie zdjęć i filmów zrobionych w trakcie ceremonii zamknięcia.
    13. Członkowie grupy organizacyjnej mogą brać udział w konkursach i turniejach organizowanych w ramach programu konwentu, jednak nie mogą uzyskać głównych nagród - te są przeznaczone dla uczestników.
    14. Lubimy zwierzęta, ale niektórzy uczestnicy mogą być na nie uczuleni albo się ich bać (szczególnie dzieci). Nawet spokojne zwierzęta mogą być zaniepokojone w tłumie i kogoś ugryźć. Dlatego psy, niezależnie od wielkości, powinny być prowadzone na smyczy albo przebywać w pokojach.
  6. Zasady porządkowe
    1. Podczas korzystania z obiektów Ośrodka (m.in. basen, sauna, kręgielnia), uczestnicy są zobowiązani przestrzegać regulaminów w/w obiektów.
    2. Uczestnicy Nordconu są zobowiązani do zachowania czystości i porządku na terenie Ośrodka.
    3. Na terenie Ośrodka obowiązuje całkowity zakaz palenia, z wyjątkiem miejsc wskazanych przez obsługę Ośrodka.
    4. Podczas trwania Konwentu, obsługa Ośrodka zastrzega sobie prawo do sprzątania w pokojach hotelowych w godzinach 12-20.
    5. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za szkody poczynione przez uczestników Nordconu. Za wszelkie szkody odpowiedzialność (w tym finansową) ponoszą sprawcy.
    6. Organizatorzy nie zapewniają ubezpieczenia uczestników od następstw nieszczęśliwych wypadków. Uczestnicy powinni być ubezpieczeni we własnym zakresie.
    7. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za rzeczy pozostawione bez opieki lub zagubione.
  7. Zasady dotyczące zdarzeń losowych, w szczególności epidemii i stanów nadzwyczajnych
    1. W przypadku zdarzenia losowego, epidemii, siły wyższej, a także innych przyczyn, które uniemożliwiają zorganizowanie wydarzenia, a za które Organizator nie ponosi odpowiedzialności, ma on prawo odwołania konwentu, zmiany daty i/lub miejsca jej odbywania się, bez wcześniejszego uprzedzenia. W takim wypadku Organizator zachowa wpłaty na poczet przeniesionego konwentu albo zwróci wpłaty na życzenie uczestnika. Organizator nie jest zobowiązany do innej rekompensaty wobec uczestnika konwentu, który z przyczyn niezależnych od Organizatora i bez jego winy został przeniesiony, odwołany lub odbył się jedynie w części.
    2. W przypadku, gdy przepisy prawa uzależniają uczestnictwo w konwencie od spełnienia szczególnych wymogów, takich jak zaszczepienie na covid-19, Organizator ma prawo uzależnić wstęp na konwent od spełnienia tych kryteriów.
  8. Uwagi i sugestie
    1. W przypadku pytań lub wątpliwości dotyczących płatności prosimy o email na adres recepcja@nordcon.gkf.org.pl. Odpowiemy najpóźniej w ciągu 14 dni (postaramy się szybciej).
    2. Pozostałe uwagi, sugestie i życzenia prosimy kierować na email: koordynator@nordcon.gkf.org.pl. Odpowiemy najpóźniej w ciągu 30 dni (postaramy się szybciej).

Sponsorzy