Regulamin Nordconu 2018

1. Konwent i Organizator
   1. Konwent Polskich Klubów Fantastyki NORDCON 2018 (w skrócie Nordcon lub Konwent) odbywa się w dniach 6-9 grudnia 2018 r. na terenie ośrodka Primavera Conference & Spa w Jastrzębiej Górze przy ul. Rozewskiej 40 (zwanego dalej Ośrodkiem).
   2. Organizatorem Nordconu jest stowarzyszenie Gdański Klub Fantastyki (zwany dalej Organizatorem), adres siedziby 80-395 Gdańsk, ul. Opolska 2, nr KRS 0000098018.
   3. Konwent jest zjazdem miłośników fantastyki: fikcji literackiej, filmowej i komiksowej, a także giero tematyce fantastycznej (np. komputerowych, planszowych, RPG, LARP). Konwent obejmuje spotkania, prelekcje, konkursy, gry i inne punkty programu.
2. Regulamin
   1. Każdy uczestnik Nordconu akceptuje niniejszy regulamin. Zgoda jest wyrażana przy zgłoszeniu rejestracyjnym. Zgoda jest dobrowolna, ale niezbędna do uczestnictwa w konwencie.
   2. Wszystkie osoby uczestniczące w Nordconie mają obowiązek zapoznać się i przestrzegać treści niniejszego regulaminu. Niedopełnienie tego obowiązku nie może być podstawą do ewentualnych roszczeń w stosunku do Organizatora.
   3. Osoby nieprzestrzegające regulaminu lub zachowujące się niezgodnie z prawem lub zasadami współżycia społecznego mogą zostać upomniane, a w skrajnych sytuacjach wydalone z konwentu bez zwrotu kosztów. Decyzję w tej sprawie podejmuje Koordynator.
3. Uczestnictwo w Konwencie
   1. Warunkiem uczestnictwa w konwencie jest opłacenie akredytacji. Nie dotyczy to zaproszonych gości i innych osób zwolnionych z tej opłaty przez organizatorów.
   2. Osoby niepełnoletnie, które przyjeżdżają bez rodziców lub opiekunów prawnych, zobowiązane są przedstawić ich zgodę na udział w Nordconie. Zgodę można przesłać emailem w formie skanu lub przedstawić w recepcji Nordconu przy przyjeździe.
   3. Uczestnicy mają możliwość przyjazdu na tzw. „noc zerową” i w związku z tym mogą rejestrować się od czwartek 6 grudnia od godziny 14.00. Uczestnicy powinni zdać pokoje hotelowe w niedzielę 9 grudnia do godziny 16.00.
   4. Zgodnie z ustaleniami z Ośrodkiem, przy zamówieniu noclegów należy brać pod uwagę godzinę przyjazdu. Osoby odbierające klucze do pokoju przed godziną 9 rano (np. w nocy) powinny wykupić nocleg od dnia poprzedniego.
   5. Na terenie Nordconu mogą przebywać jedynie uczestnicy posiadający imienny identyfikator Organizatora. Uczestnicy są obowiązani do noszenia identyfikatorów w widocznym miejscu. W razie uszkodzenia identyfikatora należy zgłosić się do recepcji Nordconu w celu wydania identyfikatora zastępczego.
   6. Klucze do pokojów hotelowych będą wydawane przez Ośrodek na podstawie identyfikatora Organizatora. Wyjątkowo uczestnicy przyjeżdżający w nocy lub wcześnie rano otrzymają klucze do pokoi po wylegitymowaniu przez recepcję ośrodka. Osoby takie proszone są o odbiór identyfikatorów rano po otwarciu recepcji Organizatora.
   7. Organizatorzy i służby porządkowe mają prawo prosić o okazanie identyfikatorów. Brak identyfikatora będzie skutkować obowiązkiem weryfikacji, czy dana osoba jest uprawniona do przebywania na terenie konwentu. Osoby nieuprawnione (nie będące uczestnikami) mogą nie zostać wpuszczone na teren obiektu lub otrzymać nakaz jego opuszczenia.
4. Zasady uczestnictwa w Konwencie
   1. Każdy uczestnik Nordconu zobowiązany jest do kulturalnego zachowania i szanowania innych uczestników.
   2. Na terenie Nordconu zabrania się powielania multimediów chronionych prawami autorskimi oraz handlu nielegalnymi ich kopiami.
   3. Na terenie Nordconu obowiązuje całkowity zakaz posiadania i zażywania nielegalnych środków odurzających i psychotropowych.
   4. Na terenie Nordconu obowiązuje zakaz prowadzenia agitacji politycznej, w szczególności kampanii wyborczych. Szanujemy różnorodność poglądów uczestników.
   5. Zabronione jest wnoszenie na teren Nordconu:
      • broni w rozumieniu obowiązującej Ustawy o Broni i Amunicji;
      • broni pneumatycznej (ASG, paintball);
      • amunicji do wyżej wymienionych;
      • broni białej (z wyjątkiem noży oraz tzw. larpowej broni bezpiecznej);
      • broni treningowej (bokkenów, palcatów itp.);
      • materiałów wybuchowych;
      • substancji toksycznych, cuchnących lub łatwopalnych.
   6. Niektóre w/w przedmioty wolno wnosić w porozumieniu z Koordynatorem, jeśli są niezbędne do przeprowadzenia punktu programu.
   7. Podczas trwania Nordconu zabronione jest kierowanie broni czy jakiegokolwiek niebezpiecznego narzędzia w stronę innego uczestnika Nordconu z wyjątkiem sytuacji, gdy udzielił na to wyraźnej zgody (np. podczas pozowania do zdjęć).
   8. Organizator zastrzega sobie prawo do wyznaczenia stref tylko dla osób pełnoletnich.
   9. Osoby uczestniczące w punkcie programu “Pidżam Party” lub innych wskazanych punktach programu zobowiązane są do posiadania odpowiedniego stroju wskazanego przez Organizatorów. Decyzję o dopuszczeniu stroju podejmuje Koordynator lub osoba przez niego wskazana.
   10. Nagrodami w konkursach są nagrody rzeczowe oraz bony na przyszłe Nordcony. Bony na akredytację i/lub noclegi nie podlegają wymianie na gotówkę.
   11. Rozwieszanie lub kolportaż materiałów reklamowych na Nordconie powinny zostać uzgodnione z Organizatorem. Organizator zastrzega sobie prawo usunięcia materiałów reklamowych, które znalazły się na konwencie bez uzgodnienia.
   12. Zdjęcia i filmy z Nordconu można robić na własny użytek. Ich rozpowszechnianie wymaga zgody osób na nich utrwalonych. Wyjątkiem jest konkurs i parada strojów - zgłoszenie do nich oznacza zgodę na na rozpowszechnianie zdjęć i filmów zrobionych w trakcie ceremonii zamknięcia.
   13. Członkowie grupy organizacyjnej mogą brać udział w konkursach i turniejach organizowanych w ramach programu konwentu, jednak nie mogą uzyskać głównych nagród - te są przeznaczone dla uczestników
5. Zasady porządkowe
   1. Podczas korzystania z obiektów Ośrodka (m.in. basen, sauna, kręgielnia), uczestnicy są zobowiązani przestrzegać regulaminów w/w obiektów.
   2. Uczestnicy Nordconu są zobowiązani do zachowania czystości i porządku na terenie Ośrodka.
   3. Na terenie Ośrodka obowiązuje całkowity zakaz palenia, z wyjątkiem miejsc wskazanych przez obsługę Ośrodka.
   4. Podczas trwania Konwentu, obsługa Ośrodka zastrzega sobie prawo do sprzątania w pokojach hotelowych w godzinach 12-20.
   5. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za szkody poczynione przez uczestników Nordconu. Za wszelkie szkody odpowiedzialność (w tym finansową) ponoszą sprawcy.
   6. Organizatorzy nie zapewniają ubezpieczenia uczestników od następstw nieszczęśliwych wypadków. Uczestnicy powinni być ubezpieczeni we własnym zakresie.
   7. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za rzeczy pozostawione bez opieki lub zagubione.
6. Zasady dotyczące zdarzeń losowych, w szczególności epidemii i stanów nadzwyczajnych
   1. W przypadku zdarzenia losowego, epidemii, siły wyższej, a także innych przyczyn, które uniemożliwiają zorganizowanie wydarzenia, a za które Organizator nie ponosi odpowiedzialności, ma on prawo odwołania konwentu, zmiany daty i/lub miejsca jej odbywania się, bez wcześniejszego uprzedzenia. W takim wypadku Organizator zachowa wpłaty na poczet przeniesionego konwentu albo zwróci wpłaty na życzenie uczestnika. Organizator nie jest zobowiązany do innej rekompensaty wobec uczestnika konwentu, który z przyczyn niezależnych od Organizatora i bez jego winy został przeniesiony, odwołany lub odbył się jedynie w części.
   2. W przypadku, gdy przepisy prawa uzależniają uczestnictwo w konwencie od spełnienia szczególnych wymogów, takich jak zaszczepienie na covid-19, Organizator ma prawo uzależnić wstęp na konwent od spełnienia tych kryteriów.
   3. W związku z tym, że obecnie przepisy przewidują limity uczestników w konwentach, do których nie wliczają się osoby zaszczepione na covid-19, uczestnicy są proszeni o podanie przy rejestracji, czy są, ewentualnie czy w dniu 7 grudnia 2021 r. będą zaszczepieni na covid-19. Podanie tej informacji jest niezbędne do tego, aby Nordcon mógł się odbyć.
   4. W przypadku, gdy zarejestrowanych osób niezaszczepionych jest zbyt dużo w stosunku do limitu przewidzianego w przepisach, Organizator będzie zmuszony odmówić uczestnictwa niektórym osobom niezaszczepionym. Decydować będzie kolejność zgłoszeń, np. jeśli przepisy będą przewidywać limit 150 osób, to pierwsze 150 zarejestrowanych niezaszczepionych osób weźmie udział w konwencie, a osoby niezaszczepione, które zgłosiły się później, nie będą mogły wziąć udziału w konwencie. Informacja o takiej sytuacji zostanie przekazana najpóźniej na dwa tygodnie przed konwentem.
   5. W przypadku zmiany przepisów (szczególnie zmiany kryteriów dozwolonego uczestnictwa w konwentach) niniejszy regulamin będzie aktualizowany, a uczestnicy zostaną poinformowani o zmianach.
   6. Uczestnicy konwentu są zobowiązani przestrzegać ograniczeń epidemicznych obowiązujących w czasie trwania konwentu, np. dystansu, noszenia maseczek - o ile przepisy w czasie trwania konwentu tego wymagają.